Как превратить мероприятие в успех

Организация мероприятия – процесс сложный, требующий немалого опыта и профессионализма.
Тем не менее мероприятия продолжают быть одним из самых эффективных способов установления и развития деловых связей, налаживания коммуникации с партнёрами или собственным персоналом. Как сделать мероприятие успешным?

Чтобы событие привлекло к себе внимание и собрало нужный количественный и  качественный состав участников, приходится изрядно трудиться. Процесс планирования мероприятия многоступенчатый. Здесь важно не только грамотно распланировать все этапы, но и в самом начале не упустить из виду главный аспект – цель. «Очень важно определить критерии успеха вашего мероприятия и  обозначить для себя, какой результат вы намерены получить от организации того или иного события», – комментирует Саломе Ломсадзе, руководитель отдела по  организации банкетов и конференций в «Swissôtel Красные Холмы». Понимание цели мероприятия станет отправным пунктом для последующей разработки его концепции.

На этом этапе организации мероприятия многие компании прибегают к помощи партнёров – специализированных агентств, – предоставляя им возможность решать вопросы с поиском площадки, привлечением кейтеринга, заказом оборудования и  т.д. Другие обращаются в отели, считая этот путь наиболее рациональным. В этом случае можно решить практически все вопросы по организации мероприятий с единым поставщиком услуг. Площадка (или даже несколько площадок под одно мероприятие), организация питания, обеспечение оборудованием, размещение иногородних и  зарубежных гостей – далеко не весь перечень услуг, предоставляемых отелем.

«“Swissôtel Красные Холмы” – это площадка для проведения самых различных мероприятий. У нас 18 залов. Большинство залов оснащены мобильными перегородками и легко могут быть трансформированы под нужды заказчика. Мы  организуем мероприятия от переговоров (на 2 персоны) до самых масштабных (на 600–700 персон)», – рассказывает Саломе.

34−этажное здание пятизвёздочного отеля на Космодамианской набережной –  яркая достопримечательность и одно из самых высоких зданий столицы. «Swissôtel Красные Холмы» находится недалеко от Кремля и в непосредственной близости от  крупных бизнес-центров класса «А», таких как «Аврора», «Риверсайд», «Павелецкая башня» и мн.др. Расположение отеля также удобно для авиапассажиров аэропорта Домодедово. Путь до Павелецкого вокзала на аэроэкспрессе займёт 45 минут, что позволит рассчитать время и прибыть на конференцию или деловую встречу в отеле вовремя.

 

«В “Swissôtel Красные Холмы” мы работаем с корпоративными клиентами, государственными структурами и частными лицами, – рассказывает Саломе. – У каждой из этих групп свои цели и задачи. Соответственно, для каждого типа клиентов у нас выработан свой подход в разработке концепции».

Для частного гостя очень важно детальное консультирование. Этому типу клиентов не так часто приходится организовывать мероприятия, соответственно, от  команды отеля требуются максимальная поддержка и предложение клиенту разнообразных вариантов.

При сотрудничестве с корпоративными клиентами важно понимать концепцию и  формат мероприятия. Будет ли это тренинг, конференция, выставка, презентация нового продукта? Исходя из формата, а также бюджета мероприятия, отель готовит предложение, которое в дальнейшем обсуждается с клиентом, утверждается окончательный вариант.

На этапе планирования мероприятий для государственных структур также важно понимать, какое будет количество гостей, какой формат предполагается и что является ключевым фактором успеха, – всё это нужно для того, чтобы задача была достигнута посредством идеальной организации.

«Мы всегда исходим из предпочтений нашего клиента. Предоставляем менеджера, который является основным контактным лицом по вопросам организации мероприятия данного клиента. Это удобно. Заказчику не приходится общаться сразу с  несколькими отделами. Все вопросы он адресует только одному лицу. А менеджер уже сам выстраивает коммуникации между всеми задействованными службами отеля. Еда, напитки, оборудование залов, интернет-услуги, возможность организации видео-трансляции и прочее – всё это аккумулировано на одном человеке», –  продолжает рассказывать Саломе Ломсадзе.

Несмотря на многообразие предложений, подобрать площадку для мероприятия бывает нелегко. Ведь хочется не просто найти зал с требуемой вместимостью. От  выбора площадки во многом зависит общее впечатление о мероприятии, которое останется у участников.

Одним из уникальных банкетных залов «Swissôtel Красные Холмы Москва» является «Давос». Зал расположен на 29−м этаже отеля и поражает не только панорамными видами на Москву, но и необычной формой. Полукруглая форма зала позволяет охватить 180 градусов панорамы города: от Новоспасского монастыря до  Кремля и здания сталинской высотки на Котельнической набережной. «Давос» может быть разделен на два зала – «Давос I» и «Давос II» – или дополнен зоной фойе. Как правило, зал используется для проведения торжественных мероприятий: свадеб, ужинов, коктейлей, корпоративных вечеринок и т.д. Два других зала, также расположенных на 29−м этаже, «Зерматт» и «Бодрум», используются в основном для проведения деловых встреч и тренингов.

Просторный зал «Цюрих», расположенный на первом этаже, предоставляет большие возможности для презентаций и корпоративных мероприятий. Зал «Цюрих» может быть разделен на две переговорные комнаты – «Цюрих I» и «Цюрих II» – или дополнен зоной фойе.

Помимо залов, расположенных непосредственно в отеле, можно провести мероприятие в «Swissôtel Конференц-центре», расположенном в шаговой доступности от главного входа в отель. Одно из преимуществ использования конференц-центра отеля – отдельный вход. Участники гарантированно попадут на мероприятие и не будут тратить время на поиски нужного зала. На время пребывания гостей на  мероприятии отель также выделяет место под стоянку автомобилей на территории въезда-выезда, что в столичных условиях становится всё большей редкостью. А  чтобы привлечь внимание к мероприятию, отель предоставляет возможность брендирования колонн конференц-центра, хорошо видимых с проезжей части Садового кольца.

Организация мероприятия на базе отеля имеет ещё одно неоспоримое преимущество. Особенно если событие запланировано на несколько дней. Отель предоставляет возможность гостям и организаторам поселиться на весь период проведения мероприятия в отеле. «Мы с большим вниманием подходим к потребностям наших партнёров. В отеле действуют специальные предложения на проживание групп от 10 человек. При проведении длительных мероприятий мы рады предложить особые условия для проживания спикеров и непосредственно организаторов», –  комментирует Яна Марсова, заместитель директора по продажам «Swissôtel Красные Холмы».

Услуги «Swissôtel Красные Холмы» не остаются без внимания экспертов отрасли. Отель был открыт 7 лет назад. В 2010 г. открылся конференц-центр. А в 2011 г. «Swissôtel Красные Холмы» был удостоен премии «Лучший мировой отель в  организации конференц-услуг» (World Travel Awards). ПР